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Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali

L'obbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è stato recentemente ribadito dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, il quale ha sostituito il DPCM 31 ottobre 2000.
In particolare, l'art. 3, comma 1, lettera d), e l'art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 impongono alle pubbliche amministrazioni l’adozione di uno strumento che descriva e regolamenti il sistema di gestione documentaria, con particolare riferimento alle procedure relative alla formazione, all'acquisizione, alla tenuta, all'accesso, alla consultabilità e alla conservazione dei documenti, sia informatici che cartacei, individuando nel contempo, per ogni azione o processo, i livelli di esecuzione, responsabilità e controllo.
Il manuale disciplina, infatti, la gestione e la tenuta dei documenti in tutte le fasi del loro “ciclo di vita” (dalla fase di acquisizione e produzione fino all'archiviazione), coinvolgendo tutte le strutture dell'ente. È pertanto rivolto ai dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo e ai responsabili dei procedimenti amministrativi, quale strumento di lavoro e di riferimento.

Le attività svolte

Nella seduta di martedì 22 dicembre 2015, il Consiglio di Amministrazione del CELVA ha approvato, con deliberazione n. 78/2015, lo schema tipo del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali, con l'auspicio che tale lavoro possa rappresentare un passo avanti verso un’amministrazione più trasparente e una gestione documentale maggiormente strutturata ed efficiente.
Il documento è stato predisposto sulla base del manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali che il Comune di Aosta ha gentilmente messo a disposizione di tutti gli enti valdostani.
Gli allegati F e G, relativi a titolario e prontuario di classificazione, sono i documenti di riferimento tuttora messi a disposizione da ANCI e risalgono alla versione di dicembre 2005.

Indicazioni per l'adozione del manuale di gestione documentale

Si ricorda che la bozza di manuale e i relativi allegati proposti dovranno essere attentamente esaminati per essere adeguati correttamente alla propria realtà organizzativa.
E' opportuno che i Comuni, che appartengono allo stesso ambito convenzionale, adottino in modo omogeneo lo stesso manuale di gestione, per assicurare uniformità nella gestione documentale dei diversi enti.
Il manuale è generalmente approvato dalla Giunta comunale e può essere aggiornato ogniqualvolta risulti necessario, a seguito di innovazioni normative o regolamentari.
Contestualmente, si ricorda di nominare il responsabile della gestione documentale dell’Amministrazione, ai sensi dell’art. 3, comma 1, lettera b), del DPCM 3 dicembre 2013, e di pubblicare la documentazione approvata nella sezione del sito web istituzionale dell’ente, ai sensi dell’art. 5, comma 3, del DPCM 3 dicembre 2013.

Lo schema tipo di manuale di gestione documentale

 

Gli allegati del manuale di gestione documentale